善用註腳與交互參照，製作長文件說明

 

Subject: 善用註腳與交互參照，製作長文件說明

 

善用註腳與交互參照，製作長文件說明

作者：微軟資訊學園（本文摘自《PC Office》NO.99　10月號）

在一份長文件中，經常會出現許多的專有名詞或是翻譯字句，這時候若要一一附上說明，經常會造成文字在閱讀時的不連續感，如果再遇到許多名詞或圖表需要相互的對照，在尋找時相對地就會浪費更多工作上的時間。

為了方便閱讀者能充分地瞭解文件的內容，並且能夠理解關鍵字詞的意義，在一份文件中適時地插入註腳，可以讓閱讀者獲得更多詳盡的資訊，更不會造成在文件閱讀上的誤解。另外，在文件之中，若能為各式各樣的表格與圖片加上標號，當文字內容中需要參照各種圖表時，只要善用交互參照的功能，就能夠快速連結到想要觀看的圖表。

最後，若是你能在文件的最後一頁，附上文件中所有圖表的目錄，閱讀者還可以透過超連結的功能，方便快速地找到想要閱讀的頁面。以上所提的種種功能，其實在Word之中都已經提供了，無論是要為文件插入註腳與標號，甚至於製作整份文件的圖表目錄，Word都可以幫助我們輕鬆簡單地完成。

透過插入註腳與標號功能，可以輕鬆完成文件註解。

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插入文字的註腳

為了方便閱讀者更加瞭解文件內容，在一份文件中，對於一些特殊名詞或是特定字句，我們可以為它加上註腳，讓閱讀者可以獲得更詳盡的解說。以下的步驟會說明如何快速地為文件插入註腳。

1.首先請開啟一份文件，然後移動滑鼠指標至你想要加入註腳的文字之後，按一下左鍵，使文字游標出現，再點選功能列上的「插入」/「參照」/「註腳」。(圖1)
2.畫面出現了「註腳及章節附註」視窗之後，請在位置項目中點選「註腳」並設定為「本頁下緣」，接著請將「數字格式」設定為「1,2,3,…」，數字的「起始號碼」則選擇「1」，再確認「編號方式」為「接續本頁」，並將套用變更的項目設定為套用於「整份文件」，以上選取完成之後，請按下「插入」按鈕。(圖2)
3.接下來文字游標就會自動出現在頁面下緣的註腳編號之後，在這裡請自行輸入註腳的說明文字即可。(圖3)

圖1

圖2

圖3

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設定圖表的標號

在一份文件中，通常不會光有文字，還會包含了許多圖片和表格，我們可以為它加上標號和說明文字，這樣就可以很快地找到圖表所在的位置。以下範例說明設定表格標號的方法。

1.首先請選取一個表格，然後點選功能列上的「插入」/「參照」/「標號」。(圖4)
2.出現了「標號」視窗之後，請在標號項目輸入表格的名稱，它的預設名稱為「表格1」，你可以自行修改。接下來我們要設定標號的位置為「選取項目之下」，再按下「確定」按鈕。(圖5)
3.完成以上步驟之後，在表格之下就會出現剛才設定的標號名稱，我們可以再輸入相關的說明文字，來幫助閱讀文件的人更方便瞭解表格的內容。(圖6)

圖4

圖5

圖6

Tips：若「標籤」那一欄都維持設定為「表格」，那麼接下來所設定的表格標號名稱，都會依照數字順序自動產生，例如「表格2」。

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自動化標號設定功能

除了可以針對已經存在的圖片和表格加入標號之外，我們還可以啟動Word中的「標號自動設定」功能，這樣Word就會自動地為接下來所插入的圖片和表格，將它一一加上標號。

1.首先我們一樣用剛才提過的方法，點選功能列上的「插入」/「參照」/「標號」，在出現了「標號」視窗之後，請按下「標號自動設定」按鈕。(圖7)
2.接著會出現「標號自動設定」的視窗，在此請勾選「Microsoft Word表格」和「Microsoft Word圖片」兩個項目，然後將「位置」設定為「項目之下」，再按下「確定」按鈕。(圖8)
3.完成了之後，接下來只要插入表格或圖片，Word都會自動地為它加上標號，並且位置是在圖片項目的下方。(圖9)

圖7

圖8

圖9

Tips：若你插入的是由Excel製作的圖表，請在步驟2中，勾選「Microsoft Excel圖表」項目，這樣Word就會自動為它加上標號。

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交互參照的應用

當我們為表格或圖片加入了標號之後，還可以配合Word所提供的交互參照功能，直接插入標號的文字，這樣當我們在文件中需要表格或圖片的輔助時，就可以透過超連結方式很快地找到所需的表格或圖片，以下以表格作為示範。

1.首先請讓文字游標出現在要插入交互參照的位置上，再點選功能列上的「插入」/「參照」/「交互參照」。(圖10)
2.接下來，請在「交互參照」的視窗中，將參照類型設定為「表格」，並且將「插入參照類型」設定為「整個標題」，然後再勾選「以超連結插入」項目，再從下方的「指定標號」中，點選你想要參照的表格標號，最後按下「插入」按鈕。(圖11)
3.完成之後，在文件中就會出現表格的標號名稱，此時請將滑鼠移到標號名稱上，再按下鍵盤上的「Ctrl」鍵，滑鼠指標就會變成手指的符號，這時只要按一下左鍵，就會連結到之前已插入標號的表格。(圖12)

圖10

圖11

圖12

Tips：除了標號可供交互參照之外，包括註腳、標題等也都可以使用，請在步驟2中更改「參照類型」設定即可。

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圖表目錄的製作

當你在文件中插入了許多的圖片和表格之後，若為了方便閱讀者能快速地找到想要閱讀的主題，為文件製作圖表目錄是有其必要的，這樣我們也可以很清楚地知道圖表是分布在哪一頁面。

1.首先請開啟一份文件，將文字游標置於最後一頁，再點選功能列上的「插入」/「參照」/「索引及目錄」。(圖13)
2.出現了「索引及目錄」視窗之後，請點選「圖表目錄」標籤，並確認「顯示頁碼」和「頁碼靠右對齊」這兩個項目是勾選的，然後在「格式」項目中，點選「正式的」，標題標籤則選取「表格」，再按下「確定」按鈕。(圖14)
3.完成之後，在文件的最後一頁就會出現這份文件中所有表格的名稱和其所在的頁數，你若想要快速瀏覽它，可以將滑鼠移到標號名稱上，按住鍵盤上的「Ctrl」鍵，再要按一下左鍵，就會連結到表格所在頁數。(圖15)

圖13

圖14

圖15

Tips：若想要設定圖片的目錄，請將步驟2中的「標題標籤」更改為「圖表」即可。

寶特瓶無毒有毒分辨方法

無毒：ＰＥＴ　瓶底有凹點

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有毒： ＰＶＣ　瓶底 一直線

　　　塑膠容器材質編號

 

 

很重要喔，要記得告訴家人，尤其是老一輩的人，

他們經常會忽略掉這些，讓我們一起遠離毒害吧！

 

免費線上掃毒軟體總整理

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因應高畫質需求 推出DVD新規格

因應高畫質需求 推出DVD新規格

【聯合新聞網 史榮恩】



現在的DV( 新聞、 網站、 商品)D不是看得好好的嗎！為什麼還要推新規格呢？原因就在高畫質視訊( 新聞、 網站)時代來臨，影片檔案大小大幅提升，現有DVD的容量已不敷使用，下一代DVD光碟片至少有30GB以上的肚量才能符合未來的需求。從另一個角度來看，現在的DVD放影機已出現990元的低價，一張空白光碟片也不到10元，在利潤降低的情況下，國際大廠當然迫不及待要擁抱新規格，這樣才有利可圖。

不管是藍光或HD DVD，錄影需求是最重要的應用。未來要將HDTV高畫質節目錄下來，用現在的DVD可能要好幾片才能解決，但下一代DVD只要一片就搞定，也可減輕錄放影機中硬碟的負擔。

此外，電漿或液晶電視( 新聞、 網站、 商品)已相當普遍，用來看現有的DVD影片顯得大材小用，八大影業未來會以一下代DVD格式推出高畫質光碟，讓你在出租店就可取得，視覺享受更上層樓。

在電腦應用方面，硬碟裡的資料越來越多，備份成為一種苦差事。若使用下一代DVD備分資料，30G到50GB不等的容量相較於現在4.7GB的DVD，這種至少6倍以上差異所帶來的便利是相當顯著的。

科幻小說:2008年台灣-01

望著牆上的82吋LCD TV，從微軟Media Player Center那邊傳來由中華電信公司的MOD所提供的即時線上有線新聞台的選舉報導，又有人被3G手機病毒所產生的爆炸攻擊了，虛擬美女記者，嘴巴如同真人一般動著，發著如同林志玲所發出的聲音，這可是民視花了10億扁幣才在林志玲小姐出嫁Google創辦人前花重金買來的。扁幣?!是的在2006年那年，台灣在禽流感及邊緣化的壓力下，最後在智囊團的建議下，把比日幣還不值錢的新台幣廢掉了，全部改成扁幣，用的是綠色的卡片，很方便的，結合了金融卡，悠遊卡，信用卡，現金卡，分期卡，身份證，健保卡，自然人憑證，駕照等等，你想得到的終於都在2008年初整合完畢了...<<待續>>

當遠端桌面閒置時自動切斷連線

 

當遠端桌面閒置時自動切斷連線

為了方便遙控另外一台電腦，「遠端桌面」便成了許多使用者的最佳選擇。不過，當連線至另一台電腦後，有時操作完畢後便會閒置著，為了不讓遠端桌面佔用網路資源，我們可以設定閒置一段時間後，遠端桌面會自動切斷連線。

STEP

1. 進入「登錄編輯程式」，找到「HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\CurrentControlSet
\Services\RemoteAccess\Parameters」機碼。接著在右邊窗格空白處按滑鼠右鍵，點選【新增】→【DWORD值】。

2. 將數值命名為「AutoDisconnect」，並在其上方按兩下滑鼠左鍵，接著在「編輯DWORD值」對話盒中點選「十進位」，在數值資料方框輸入「10」後，按下〔確定〕。

Note：數值資料輸入「10」，代表遠端桌面閒置10分鐘後，就會自動切斷連線。

會說話，並不代表會溝通

 文/張景翔

很多人都以為，講話就是溝通，你一定曾經聽到身邊的人抱怨：『我說什麼某某人都聽不進去，他真難溝通！』殊不知說這句話的人，可能已經犯了典型的溝通不良的毛病。

真正有效的溝通，並不是由說的人來決定的，而是由聽的人來決定。只有聽的人能夠理解並且接受你的說法，而且給予正面的回應，才是有效溝通。根據美國ECLA研究，93％的人是用眼睛在聆聽，真正講話的內容只佔了7％，這也就是說，其實說話的人的態度、眼神、肢體語言、語氣等等，才是溝通的真正重點。

受到傳統教育方式的影響，華人普遍對於溝通有錯誤的觀念。從小就習慣於接受父母、師長的指令，因此往往把『命令』當成溝通的主要方式。到了叛逆期之後，就會發展自己的邏輯想要辯駁或者對抗權威。也因此『據理強行』、『官大學問大』、『強辯』是華人社會普遍存在的現象，也是主要的溝通障礙。

一、據理強行：這是在雙方談話能力有落差的時候容易發生的現象。很多人以為，只要說話的人有道理，那麼聽的人就得接受，除非聽的人能說出更好的道理。這是錯誤溝通的第一步。要知道，當說話的人想要『以理服人』的時候，往往會把溝通的重點放在說話內容上，而忽略了溝通的第一個重點--態度。沒有人喜歡聽盛氣凌人的對話，那只是把個人的想法強要他人接受罷了。比起『理直氣壯』，『理直氣和』的態度更能讓對方接受你的意見。

二、官大學問大：在雙方談話地位有落差的時候容易發生這種現象。這是把『命令』、『演講』當成溝通的典型溝通障礙，在僵化的組織最容易出現這種問題，這也是無效會議最常出現的毛病。這種溝通方式就忽略了溝通的第二個重點--傾聽。要知道，溝通是雙向的對話，而不是單方面的發表意見。人總是喜歡跟會聽自己說話的人溝通，當你聽到對方的說話，點個頭表示接受，對方就知道剛剛的談話你有聽進去了，也暗示了對方可以繼續對話，這樣可以形成良性的循環。

三、強辯：當對話雙方談話能力、地位都差不多的時候，容易發生這種現象。對於任何事物，大部分的人都有自己的既定想法或者立場，如果雙方談話都不願意讓步，只是一味的辯駁對方的說法，想要對方全盤接受自己的想法，就會發生衝突。這種溝通方式就忽略了溝通的第三個重點--同理心。人性總是反射性的想要保護自己，如果對方想要駁倒你的說法，那你自然也就不會想要讓步。所以如果雙方能夠減少針鋒相對的言詞，同時發揮同理心，對對方的立場或想法表達理解和接受，那麼談話就會有交集，也比較能接受對方的說法，進而形成良性的互動，慢慢地就會談出共識來。