Subject: 善用註腳與交互參照，製作長文件說明
善用註腳與交互參照，製作長文件說明
作者：微軟資訊學園（本文摘自《PC Office》NO.99 10月號）
在一份長文件中，經常會出現許多的專有名詞或是翻譯字句，這時候若要一一附上說明，經常會造成文字在閱讀時的不連續感，如果再遇到許多名詞或圖表需要相互的對照，在尋找時相對地就會浪費更多工作上的時間。
為了方便閱讀者能充分地瞭解文件的內容，並且能夠理解關鍵字詞的意義，在一份文件中適時地插入註腳，可以讓閱讀者獲得更多詳盡的資訊，更不會造成在文件閱讀上的誤解。另外，在文件之中，若能為各式各樣的表格與圖片加上標號，當文字內容中需要參照各種圖表時，只要善用交互參照的功能，就能夠快速連結到想要觀看的圖表。
最後，若是你能在文件的最後一頁，附上文件中所有圖表的目錄，閱讀者還可以透過超連結的功能，方便快速地找到想要閱讀的頁面。以上所提的種種功能，其實在Word之中都已經提供了，無論是要為文件插入註腳與標號，甚至於製作整份文件的圖表目錄，Word都可以幫助我們輕鬆簡單地完成。
透過插入註腳與標號功能，可以輕鬆完成文件註解。
插入文字的註腳
為了方便閱讀者更加瞭解文件內容，在一份文件中，對於一些特殊名詞或是特定字句，我們可以為它加上註腳，讓閱讀者可以獲得更詳盡的解說。以下的步驟會說明如何快速地為文件插入註腳。
1.首先請開啟一份文件，然後移動滑鼠指標至你想要加入註腳的文字之後，按一下左鍵，使文字游標出現，再點選功能列上的「插入」/「參照」/「註腳」。(圖1)
2.畫面出現了「註腳及章節附註」視窗之後，請在位置項目中點選「註腳」並設定為「本頁下緣」，接著請將「數字格式」設定為「1,2,3,…」，數字的「起始號碼」則選擇「1」，再確認「編號方式」為「接續本頁」，並將套用變更的項目設定為套用於「整份文件」，以上選取完成之後，請按下「插入」按鈕。(圖2)
3.接下來文字游標就會自動出現在頁面下緣的註腳編號之後，在這裡請自行輸入註腳的說明文字即可。(圖3)
圖1
圖2
圖3
設定圖表的標號
在一份文件中，通常不會光有文字，還會包含了許多圖片和表格，我們可以為它加上標號和說明文字，這樣就可以很快地找到圖表所在的位置。以下範例說明設定表格標號的方法。
1.首先請選取一個表格，然後點選功能列上的「插入」/「參照」/「標號」。(圖4)
2.出現了「標號」視窗之後，請在標號項目輸入表格的名稱，它的預設名稱為「表格1」，你可以自行修改。接下來我們要設定標號的位置為「選取項目之下」，再按下「確定」按鈕。(圖5)
3.完成以上步驟之後，在表格之下就會出現剛才設定的標號名稱，我們可以再輸入相關的說明文字，來幫助閱讀文件的人更方便瞭解表格的內容。(圖6)
圖4
圖5
圖6
Tips：若「標籤」那一欄都維持設定為「表格」，那麼接下來所設定的表格標號名稱，都會依照數字順序自動產生，例如「表格2」。
自動化標號設定功能
除了可以針對已經存在的圖片和表格加入標號之外，我們還可以啟動Word中的「標號自動設定」功能，這樣Word就會自動地為接下來所插入的圖片和表格，將它一一加上標號。
1.首先我們一樣用剛才提過的方法，點選功能列上的「插入」/「參照」/「標號」，在出現了「標號」視窗之後，請按下「標號自動設定」按鈕。(圖7)
2.接著會出現「標號自動設定」的視窗，在此請勾選「Microsoft Word表格」和「Microsoft Word圖片」兩個項目，然後將「位置」設定為「項目之下」，再按下「確定」按鈕。(圖8)
3.完成了之後，接下來只要插入表格或圖片，Word都會自動地為它加上標號，並且位置是在圖片項目的下方。(圖9)
圖7
圖8
圖9
Tips：若你插入的是由Excel製作的圖表，請在步驟2中，勾選「Microsoft Excel圖表」項目，這樣Word就會自動為它加上標號。
交互參照的應用
當我們為表格或圖片加入了標號之後，還可以配合Word所提供的交互參照功能，直接插入標號的文字，這樣當我們在文件中需要表格或圖片的輔助時，就可以透過超連結方式很快地找到所需的表格或圖片，以下以表格作為示範。
1.首先請讓文字游標出現在要插入交互參照的位置上，再點選功能列上的「插入」/「參照」/「交互參照」。(圖10)
2.接下來，請在「交互參照」的視窗中，將參照類型設定為「表格」，並且將「插入參照類型」設定為「整個標題」，然後再勾選「以超連結插入」項目，再從下方的「指定標號」中，點選你想要參照的表格標號，最後按下「插入」按鈕。(圖11)
3.完成之後，在文件中就會出現表格的標號名稱，此時請將滑鼠移到標號名稱上，再按下鍵盤上的「Ctrl」鍵，滑鼠指標就會變成手指的符號，這時只要按一下左鍵，就會連結到之前已插入標號的表格。(圖12)
圖10
圖11
圖12
Tips：除了標號可供交互參照之外，包括註腳、標題等也都可以使用，請在步驟2中更改「參照類型」設定即可。
圖表目錄的製作
當你在文件中插入了許多的圖片和表格之後，若為了方便閱讀者能快速地找到想要閱讀的主題，為文件製作圖表目錄是有其必要的，這樣我們也可以很清楚地知道圖表是分布在哪一頁面。
1.首先請開啟一份文件，將文字游標置於最後一頁，再點選功能列上的「插入」/「參照」/「索引及目錄」。(圖13)
2.出現了「索引及目錄」視窗之後，請點選「圖表目錄」標籤，並確認「顯示頁碼」和「頁碼靠右對齊」這兩個項目是勾選的，然後在「格式」項目中，點選「正式的」，標題標籤則選取「表格」，再按下「確定」按鈕。(圖14)
3.完成之後，在文件的最後一頁就會出現這份文件中所有表格的名稱和其所在的頁數，你若想要快速瀏覽它，可以將滑鼠移到標號名稱上，按住鍵盤上的「Ctrl」鍵，再要按一下左鍵，就會連結到表格所在頁數。(圖15)
圖13
圖14
圖15
Tips：若想要設定圖片的目錄，請將步驟2中的「標題標籤」更改為「圖表」即可。
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